En la industria química tenemos que hacer los cambios de una manera segura, para cerciorarnos de la seguridad de nuestros colaboradores, entorno e instalaciones. Además, los cambios cada vez se realizan en ciclos más cortos.
Originalmente, los cambios en las plantas químicas eran analizados desde un punto de vista de la seguridad de procesos, pero cada vez más es necesario tener un enfoque de los cambios en todos los aspectos de operaciones y de QEHS, esto es, de calidad, medioambiente, salud y seguridad.
La gestión de las modificaciones, o como se conoce en inglés Management of Change (MoC), de una planta química, es uno de los principales procesos funcionales de QEHS. Una planta química puede realizar más de 100 cambios por año que afecten a aspectos de QEHS.
Para mantener los estándares más altos respecto a la seguridad, la salud, el medioambiente, la calidad y la gestión energética, durante todo el ciclo de vida operativa de las plantas e instalaciones, incluyendo los procesos de transferencia de conocimiento (por ejemplo, en cambios organizativos) y cumplimiento legal, es necesario disponer de un sistema de gestión de modificaciones. Esto, incluye cambios en la organización o instalaciones desde su puesta en marcha hasta que la instalación este fuera de servicio, en todo su ciclo de vida.
Cambios
Los cambios son una variación de un estándar definido que pueden ser clasificados como: permanentes, temporales y de emergencia.
Estos cambios incluyen modificaciones de sustancias químicas, tecnología, procesos, equipamiento, instalaciones, procedimientos, documentación y organización.
Estos pueden ser originados por modificaciones en los requisitos legales, especificaciones de clientes o necesidades de negocio, entre otros. Para estos cambios se recomienda realizar un análisis de impacto que definirá la profundidad y alcance de la evaluación de riesgo, así como la necesidad de que participen de especialistas de QEHS. La evaluación de riesgo es realizada siempre por dos personas autorizadas.
Para los cambios donde ya exista una evaluación de riesgo en los aspectos de QEHS no es necesario hacerla de manera redundante. Por ejemplo, en el sector químico se realiza un análisis detallado de los aspectos de QEHS en la fase de construcción y diseño de nuevas plantas. En estos casos ya existe una evaluación de riesgo válida y, como tal, no es necesario realizar el proceso de gestión de las modificaciones.
Otro ejemplo, donde no es necesario aplicar este procedimiento, es cuando el cambio se realiza por un equipamiento idéntico, lo que en inglés se conoce como replacement in kind. En estos casos la especificación del equipamiento de sustitución es completamente igual al equipamiento sustituido y, como tal, no requiere hacer el proceso de gestión de las modificaciones.
También es necesario recordar que la mayor parte de las incidencias en el proceso ocurren porque se ha considerado que el cambio se encuadraba en un replacement in kind, pero al final los equipos no han resultado ser exactamente iguales y había aspectos de QEHS que se deberían haber considerado.
Es necesario ser detallado en el análisis de impacto, evaluación de riesgos y consultas a especialistas para considerar todos los aspectos de operaciones y QEHS. También es importante clasificar los MoCs según la confidencialidad y los criterios definidos por la empresa.
Principios básicos
Es necesario que todos los colaboradores de la empresa relacionados, directa e indirectamente, con la actividad productiva conozcan los principios básicos de este proceso:
- Identificar y gestionar los cambios.
- Realizar la evaluación de impacto de los aspectos en QEHS.
- Contribuir en la evaluación de riesgos (identificar y controlar los riesgos del cambio).
- No implementar un cambio sin la autorización previa.
- No iniciar la operación del cambio sin que los colaboradores afectados hayan sido informados.
- Para cada planta/unidad se nombra un coordinador del MoC que coordina el proceso en la planta y un aprobador del MoC que autoriza el inicio de la implantación del cambio. En cada MoC se nombra un propietario del cambio que coordina la implantación de ese cambio
Formularios
Para la realización de este proceso se utilizan formularios con los posibles aspectos afectados de cada disciplina de QEHS, donde los participantes evalúan los apartados que son afectados por el cambio y definen medidas para controlar y minimizar los riesgos en QEHS.
Las medidas, en la mayor parte de las veces, es necesario realizarlas antes de la puesta en marcha del cambio y algunas normalmente asociadas a aspectos documentales pueden ser realizadas después de la puesta en marcha del cambio (por ejemplo, disponer del P&ID actualizado en el software, aunque el borrador de la copia maestra de P&IDs en la sala de control ya tengo marcado manualmente el cambio). En ningún caso se puede cerrar el cambio si las medidas a realizar después de la puesta en marcha no están implementadas.
Los cambios tienen que ser documentados en ese formulario. Es práctica recurrente en la industria química utilizar herramientas informáticas para hacer este proceso más seguro y eficiente, como tenerlo digitalizado.
Otro aspecto relevante, es comprobar mediante auditorías específicas (por ejemplo, por la dirección o management de la planta) que el proceso funciona correctamente. Periódicamente es necesario revisar los MoCs más relevantes para comprobar que el proceso se ha seguido adecuadamente.
El proceso de gestión de las modificaciones es de los principales procesos de QEHS en la industria química, a pesar de no estar regulado a nivel legislativo. El nuevo enfoque permite una evaluación de riesgo transversal e integrada.
