La realización de partes de mantenimiento en el departamento de Pisos, se hará siguiendo el siguiente procedimiento:
- Se anota la incidencia o posible avería detectada, tanto en la habitación como en cualquier zona del hotel.
- Se rellena la hoja designada para ello, que consta de tres copias.
- La copia blanca y rosa se pasan al servicio de mantenimiento del hotel, la gobernanta se queda con la copia amarilla.
- Cuando la incidencia o posible avería esté arreglada, nos devolverán las dos copias, las cuales firmaremos cuando comprobemos que la incidencia o posible avería está solucionada.
- Guardaremos la copia rosa, junto a la amarilla, y devolveremos al servicio de mantenimiento la copia blanca.
- En el caso de tener el sistema informático Aci, el proceso sería el siguiente:
Nos introducimos en el programa de gestión y reparaciones de mantenimiento preventivo:
- Proceso (enter).
- Exportar (enter).
- Entrada de partes (donde se introduce la avería detectada y el lugar o el numero de habitación, junto al nombre del técnico de mantenimiento de turno).
- Saldrá automáticamente el impreso en la oficina de mantenimiento.
- Cuando nos den el OK de la incidencia procederemos a la comprobación de la reparación.
Control
En cuanto a la relación de productos de limpieza, en cualquier caso, queda terminantemente prohibido el uso de lejía, vinagre, amoniaco y alcohol de quemar. Asimismo queda prohibida la mezcla de productos.
Todos los productos de limpieza han de ir en botellas de uso exclusivo e identificado y la gobernanta debe poseer a la vista las fichas técnicas y de seguridad de todos los productos utilizados en pisos. Siempre se han de utilizar los proveedores homologados por la cadena.
La gobernanta procura el buen aprovechamiento y conservación de los productos de limpieza y útiles de trabajo. Existe un stock de productos de limpieza, artículos de acogida y lencería, almacenada en la lavandería.
En cada office existe un stock mínimo (registro stock mínimo oficio) de productos de minibar, junto a las caducidades de los productos (registro de caducidades) y lavandería.
Para realizar el pedido de productos la gobernanta cumplimenta la hoja de pedido al proveedor.
Se ha de tener un stock mínimo establecido para los distintos artículos que utilizamos dentro del departamento (amenities, útiles, químicos, minibar), sobre este stock mínimo se han de realizar los pedidos teniendo en cuenta:
- Tiempo de entrega de mercancía.
- Cantidad mínima de pedido.
- Realización del pedido una o dos veces al mes, dependiendo del espacio del que se disponga en el hotel.
La realización de pedidos en el departamento de Pisos se hará siguiendo este procedimiento:
- Se empleará la hoja de pedido designada por el hotel, donde figuraran los datos del hotel y los del proveedor, incluidos los teléfonos y números de fax, con el nombre de la persona de contacto.
- Reflejando las cantidades pedidas, con el nombre del artículo y formato del mismo, a la vez que su valoración económica.
- Se pasará a dirección, quien firmará la hoja del pedido.
- Se pasará el pedido por fax al proveedor, y se grapará el OK del fax a la hoja de pedido.
- Cuando se recibe el pedido, se comprueba el albarán, con la mercancía recibida y el pedido realizado, si está todo correcto se firma el albarán y se grapa a la hoja de pedido realizado. En caso de no estar correcto, se anota la discrepancia, avisando al proveedor de la incidencia.
- Todo esto se entrega a diario al departamento de Administración.
Una vez recepcionada la mercancía, se contabiliza como compra realizada sumando las unidades recibidas al stock almacenado (registro de inventario).
Cuando se realice el inventario a final de mes, se valorará el consumo del departamento.
La frecuencia de pedidos es semanal a excepción de los productos de acogida que se realiza dos veces al mes, si el espacio del almacén lo permite.
Los productos de minibar se los suministra a la gobernanta el departamento de Restauración.
Cierres de turno
La gobernanta cuando cierra el turno debe de tener en cuenta que todos los registros llevados a cabo durante el día, deben de quedar correctamente archivados, debe de pasar el turno a la camarera de zonas de tarde, a la vez que le dará las indicaciones de limpiezas en profundidad a realizar.
También pasará el listado de habitaciones pendientes en caso de quedar alguna, a recepción, con las posibles incidencias si las hubiese.
Finalmente, cerrará con dirección el parte de subcontrata y el recuento de limpieza de habitaciones.
Los inventarios
Un inventario consiste en contabilizar la cantidad de cada producto existente en un momento dado y la lista ordenada en la que se detalla el nombre del producto, características, stock del mes anterior, compras realizadas durante el mes, precio del producto y valor del total de las existencias finales.
Se ha de realizar utilizando la hoja formato designada para ello.
Hay que contabilizar por separado los amenities y los productos de limpieza, valorando cada uno de ellos en la hoja suministrada por el hotel.
En la hoja de inventario se ha de introducir las compras realizadas de los distintos productos durante el mes en curso.
Se han de pasar por e-mail, a la dirección y administración del hotel, con copia al departamento Corporativo de Pisos. En caso de no disponer de e-mail se pasará copia del mismo y lo archivaremos para tener constancia.
