Las empresas de Facility Services pierden dinero por una gestión de equipos obsoleta. Desde el inventario hasta las facturas, la gestión y seguimiento de activos en Excel es una opción popular para las empresas de ayer y de hoy por dos razones principales:
– Realidad: La mayoría de los empleados han oído hablar al menos de Excel y saben utilizar sus funciones básicas.
– Funciones: Excel está repleto de diversas funciones y diseñado específicamente para las empresas.
Parecía que Excel tenía prácticamente cualquier cosa que se te ocurriera. Fórmulas, gráficos dinámicos, trucos (¡vaya por Dios!): el número de funciones se extendía hasta donde alcanzaba la vista.
Muchas empresas siguen utilizando Excel para el seguimiento de activos porque se ha convertido en el status quo, a pesar de que los tiempos han cambiado.
¿Es esto tan erróneo? (¡Sí!) ¿No podemos dejar las cosas como están? (¡No!)
El software de seguimiento de activos (en contraposición a las hojas de cálculo de seguimiento de activos) es más seguro, más fácil y menos propenso a fallos de seguridad.
Veamos las principales desventajas de las hojas de cálculo.
1. Poco fiables: Cada vez que una empresa introduce una nueva categoría, se abre una avalancha literal de errores potenciales. Cuanta más información se incluye, más se empieza a romper la integridad de los datos.
2. Información obsoleta: ¿Cuántas veces ha revisado una hoja de cálculo para descubrir que la información no está actualizada? Los productos inactivos siguen activos, y los códigos de barras antiguos aparecen bajo variaciones de productos nuevos. Un archivo Excel de gran tamaño no sólo es lento, sino que también provoca errores humanos y, en ocasiones, puede conducir a la pérdida de datos.
3. Confusión del usuario: Las personas acaban bloqueándose en una hoja de cálculo, incluso cuando es fundamental que actualicen la información inmediatamente. Consolidar datos de varias hojas de cálculo también lleva mucho tiempo y puede ser propenso a errores si varias personas gestionan
el proceso.
4. Vulnerable al fraude: Cualquier cosa, desde la información de las celdas hasta la fórmula general, puede modificarse sin que los responsables reciban ninguna alerta. El fraude y los errores cuestan miles de millones a las empresas cada año, y una plantilla de seguimiento de activos falsificada puede desempeñar un papel importante en su cuenta de resultados.
5. Inflexible: En la mayoría de los casos, el acceso a una lista de Excel debe realizarse desde un ordenador de sobremesa. Aunque las tabletas y los teléfonos móviles mejoran su visualización, no son una solución práctica. Cuando gran parte de nuestro trabajo se realiza sobre la marcha, las plantillas de Excel para el seguimiento limitan la productividad de los empleados y provocan frustración a la hora de revisarlas. Además, no se pueden automatizar tareas con hojas de cálculo, o hay que automatizarlas con complejos scripts.
6. Pesadillas de auditoría: Intentar auditar cualquier cosa con una hoja de cálculo de Excel es como darse cabezazos contra la pared. ¿Quién hizo los cambios? ¿Cuándo? ¿Fueron un error? Tanto si se trata de un ejercicio interno como externo, la auditoría alcanza nuevos niveles de fastidio cuando se trabaja con esta tecnología anticuada.
7. Sin documentar: El número de hojas de cálculo caducas es épico en todas las empresas. Estos archivos de Excel suelen guardarse durante años en distintas ubicaciones de los equipos de la empresa. Acaban perdiéndose en el tiempo o malinterpretados. Normalmente, no existen copias de seguridad ni soluciones de recuperación de datos adecuadas.
8. No está adaptado a la limpieza: Sin un conocimiento profundo de los procesos de limpieza específicos de la empresa y conocimientos avanzados de Excel, se acaba teniendo una hoja de cálculo genérica que se rehace y reestructura, lo que provoca más trabajo manual, pérdida de tiempo y errores para el personal.
Características del «software» de gestión de activos que no puede negar
1. Análisis avanzado de activos: Un software de gestión de activos como ToolSense le proporciona toda la información que necesita para tomar decisiones empresariales bien fundadas. Para cada activo, puede ver ubicaciones, tiempos de ejecución, tiempos de inactividad, reparaciones, programas de mantenimiento, manuales, historiales de tickets y mucho más con solo unos clics.
2. Establezca recordatorios y alarmas: ¿Siempre falta a citas importantes? Cuando se trata de mantenimiento, inspecciones de seguridad y auditorías, es vital estar al tanto para garantizar la seguridad de su personal y mantener sus activos a salvo. ToolSense recuerda estas fechas por usted.
3. Seguimiento de activos: Saber dónde está su equipo y su estado es vital para el éxito de las operaciones empresariales. Un proceso de seguimiento de activos es especialmente importante en la construcción, la industria de la limpieza, la fabricación y muchas más, ya que estas empresas dependen de sus activos y conocen su ubicación en todo momento.
4. Manténgase independiente: A menudo, las soluciones de gestión de activos están vinculadas a un fabricante o marca específicos. Si su empresa opera con activos de varias marcas, ToolSense es el mejor software de seguimiento de activos para usted. Todos sus activos existentes -independientemente de la marca- se pueden introducir en el sistema con sólo unos clics a través de una importación de Excel.
Un «software» de gestión de activos como ToolSense le proporciona toda la información que necesita para tomar decisiones empresariales bien fundadas.
¿Sigue atascado en hojas de cálculo y procesos basados en papel? Es hora de digitalizarse con ToolSense.
Con ToolSense combinará el seguimiento de activos, la gestión del mantenimiento y los datos IoT en tiempo real para gestionar sus activos, máquinas, vehículos y herramientas.
Qué podemos ayudarle a digitalizar:
– Gestión de activos.
-️ Conexión de su flota, máquinas y activos con hardware IoT.
– Gestión del mantenimiento e integración de proveedores.
– Flujos de trabajo de gestión del ciclo de vida de los activos.
– Procedimientos de seguridad e inspección.
– Gestión de órdenes de trabajo.
– Programación de activos y albaranes de entrega.
– Gestión de vehículos y seguimiento de rutas por GPS.
– Gestión de piezas e inventario.
– Integración con ERP, CRM y sistemas IoT de terceros.
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