Limpiezas 169

Limpie Z as / Enero-Febrero 2024 56 TECNOLOGÍAAPLICADAAL SECTOR Limpieza y su ámbito L as empresas de Facility Ser- vices pierden dinero por una gestión de equipos obsoleta. Desde el inventario hasta las facturas, la gestión de activos en Ex- cel es una opción popular para las em- presas de ayer y de hoy por dos razones principales: - Realidad: La mayoría de los empleados han oído hablar al menos de Excel y sa- ben utilizar sus funciones básicas. - Funciones: Excel está repleto de diver- sas funciones y diseñado específica- mente para las empresas. Parecía que Excel tenía prácticamente cualquier cosa que se te ocurriera. Fór- mulas, gráficos dinámicos, trucos (¡vaya por Dios!): el número de funciones se extendía hasta donde alcanzaba la vista. Muchas empresas siguen utilizando Excel para el seguimiento de activos por- que se ha convertido en el status quo , a pesar de que los tiempos han cambiado. ¿Es esto tan erróneo? (¡Sí!) ¿No pode- mos dejar las cosas como están? (¡No!) El software de seguimiento de activos (en contraposición a las hojas de cálculo de seguimiento de activos) es más segu- ro, más fácil y menos propenso a fallos de seguridad. Veamos las principales desventajas de las hojas de cálculo. 1. Poco fiables: Cada vez que una empre- sa introduce una nueva categoría, se abre una avalancha literal de errores potenciales. Cuanta más información se incluye, más se empieza a romper la integridad de los datos. 2. Información obsoleta: ¿Cuántas veces ha revisado una hoja de cálculo para descubrir que la información no está actualizada? Los productos inactivos siguen activos, y los códigos de barras antiguos aparecen bajo variaciones de productos nuevos. Un archivo Excel de gran tamaño no sólo es lento, sino que también provoca errores huma- nos y, en ocasiones, puede conducir a la pérdida de datos. 3. Confusión del usuario: Las personas acaban bloqueándose en una hoja de cálculo, incluso cuando es funda- mental que actualicen la información inmediatamente. Consolidar datos de varias hojas de cálculo también lleva mucho tiempo y puede ser propenso a errores si varias personas gestionan el proceso. Ocho razones por las que pasar de Excel a un « software » de seguimiento de activos A lexander M anafi CEO de T ool S ense